Topan Berliana

Memahami JAD

Dalam kuliah SIT (Systems and Information Technology) di kampus hari Minggu yang lalu, saya dikenalkan lebih jauh oleh Pak Surahyo tentang JAD (Joint Application Development/Design) sebagai salah satu teknik manajemen dalam mengimplementasikan sebuah sistem informasi (SI) dalam konteks proyek. Ini sangat menarik, karena banyak project manager pemula, seperti saya, yang mengalami banyak hambatan dan kesulitan dalam proses implementasi SI. Saya pernah dengar pernyataan dari Pak Lukito, direksi perusahaan saya yang juga pakar di bidang TI, mengatakan bahwa porsi terbesar dan terumit dari proses implementasi SI adalah justru pada proses transisinya, karena terkait banyak aspek tidak hanya di sisi teknologi tapi harus memahami sisi sosial, manajerial dan SDM.

Implementasi SI
Masalah terbesar dari implementasi SI adalah untuk mengetahui kebutuhan dari user, apalagi dengan karakter proyek :

• Sistem yang melibatkan multi-organisasi/divisi (penggunanya dari beberapa role dan divisi)
• Bisnis proses yang kompleks
• Kebutuhan yang sangat spesifik dan customized.

Dengan karakter proyek yang semacam ini, tidak cukup bagi seorang system analyst (SA) menentukan kebutuhan hanya dengan teknik wawancara, observasi ataupun kuesioner. Banyak kasus ditemui, bahwa pada akhirnya apa yang kita dapatkan dari proses analisa kebutuhan di awal proyek, tidak match dengan kebutuhan sesungguhnya dari pengguna sistem, sehingga sistem akhirnya tidak dapat digunakan dengan baik.

Masalah lain adalah di sisi waktu. Teknik-teknik seperti itu seringkali sangat time consuming, sangat membutuhkan waktu yang lama. Sering juga tim developer dihadapkan situasi bahwa tidak semua stakeholder proyek memiliki kepedulian yang sama dengan yang lain. Seorang manajer tidak mengetahui kebutuhan detail dari staf-staf operasional, sementara itu staf operasional mungkin juga tidak memahami sepenuhnya spirit, goal dari SI.

How do you design a system that clients really want? You can’t. You have to help clients design the system they want. If you are telling business users how to solve their problems, you are missing the boat. You have to establish a relationship with the client to get behind what they are saying the problem is in order to discover the true underlying problem. (dikutip dari sini)

Apa itu JAD ?
Dari salah satu referensi, dikatakan bahwa :

Joint Application Design is a management process - a people process - which allows IS to work more effectively with users in a shorter time frame. Since the late seventies, JAD has proven to be an effective technique for building user commitment to the success of application systems through their active participation in the analysis of requirements and the specification of the system design.

Dari pernyataan itu bisa kita sarikan bahwa JAD merupakan sebuah teknik yang berfokus pada keterlibatan dan komitmen pengguna dalam menentukan kebutuhan dan merancang (desain) aplikasi. JAD biasanya dilakukan dalam bentuk tim yang merupakan gabungan dari seluruh stakeholder proyek, yang bekerja dalam bentuk workshop-workshop atau forum diskusi. Kenapa workshop ? karena teknik JAD ini bukanlah sekedar rapat-rapat, yang biasa dilakukan dalam sebuah proyek dan melibatkan seluruh stakeholder proyek. JAD adalah tim yang nantinya akan membuat rancangan dan mengawasi, memonitor bersama jalannya proyek.

Siapa yang perlu terlibat ?
Secara garis besar yang perlu terlibat adalah :

1. Sponsor. Sponsor ini berarti project owner, memiliki kedudukan yang cukup tinggi dalam organisasi dan sebagai pengambil keputusan tertinggi dalam pengelolaan sistem informasi. Satu hal yang penting dilakukan oleh seorang project owner adalah komitmen yang kuat akan implementasi SI yang dilakukan. Without the executive sponsor’s commitment, people do not show up for workshops on time or sometimes at all. Schedules change and projects are delayed. In short, without an executive sponsor, there is no project!
2. Business Users. Business User ini terdiri dari 2 jenis, yaitu real end user dan representative end user. Real end user adalah person yang melakukan pekerjaan real di lapangan. Dalam kasus, ini adalah operator-operator. Sedangkan representative end user adalah person yang mengetahui seharusnya bisnis proses itu dilakukan, memahami spirit dan goal dari sistem yang dikelolanya. Biasanya ini adalah kepala bagian, manajer, atau operator senior.
3. System Analyst (Tim Developer). Person/tim ini yang akan in-charge dari sisi teknologi dan proses engineeringnya.
4. System Experts. Tidak semua referensi mencantumkan peran ini. Perannya lebih seperti konsultan yang memahami seluk beluk bisnis proses dari sisi konseptual dan berbasis pengalaman.
5. Facilitator. Seorang fasilitator berfungsi sebagai moderator dan mengarahkan setiap aktivitas JAD yang melibatkan banyak pihak, untuk menjadi efektif. Seorang fasilitator harus memiliki kecakapan yang baik dalam berkomunikasi, memberikan stimulus-stimulus dan trik-trik agar diskusi bisa berjalan dengan baik.

Tentu saja, setelah penyusunan tim JAD, diperlukan strategi yang tepat dalam melakukan workshop-workshop, sehingga proses dilakukan lebih efektif. Yang jelas, teknik ini sudah terbuktif efektif dalam menyelesaikan masalah-masalah implementasi SI. Satu paragraf terakhir dari salah satu referensi adalah sebagai berikut :

To develop effective information systems today we must take the time to integrate the technical aspects of information technology and the social aspects of the organization. That’s what facilitated workshop requirements analysis is all about!

Referensi :

1. Development Methodology - Joint Application Development (JAD)
2. Joint Application Development
3. Joint Application Design - Business Requirements Analysis for Successful Re-engineering
4. Joint Application Development (JAD) - What do you really want?