SUMBANGAN KE ARAH PERKEMBANGAN DUNIA IT

UPTM telah menganjurkan satu In-house Workshop Capaian data, Keselamatan Maklumat dan Tanggungjawab rekod pada 2 September 2004 yang bertempat di Hotel Vistana, Pulau Pinang. Ini adalah bertujuan untuk mendedahkan para peserta bengkel terhadap betapa pentingnya capaian data dan bagaimana hendak menguruskan keselamatan data tersebut.
 

UPTM sentiasa mencari evolusi perkembangan perisian terkini bagi memudahkan segala urusan yang berkaitan dengan kerja seharian. Rajah di bawah menunjukkan bukti penyebaran email.
 

Insentif galakan telah diberikan kepada pegawai-pegawai dan kerani bagi mempertingkatkan kemahiran mereka dalam bidang IT. Berikut adalah bukti pencapaian penerimaan IT dikalangan orang bukan teknikal:

Konsep Perkongsian Bersama Pengetahuan / Maklumat menjadi agenda utama UPTM dalam menyebarkan atau menyalurkan sebarang maklumat berkaitan dunia terkini IT. Proses penyebaran ini disebarkan melalui medium e-mail yang lebih senang dan mudah.

Konsep Perkongsian Bersama Pengetahuan/Maklumat ini juga turut dikongsi dalam Buliten Notes Universiti. Maklumat berkaitan Streamix telah disiar dalam buliten notes USM. Sila rujuk Lampiran 4 sebagai bahan bukti dan keterangan lanjut berkaitan dengan streamix.

Wawasan UPTM adalah pada tahun 2005 seluruh Jabatan pendaftar akan melaksanakan tugas pengurusan secara IT. Setakat ini wawasan tersebut hampir tercapai kerana ia telah mencapai 70% terlaksana. Di uptm sendiri terdapat sistem inventori yang merekodkan masuk-keluar barang. Sistem rekod tugas harian juga telah gunakan oleh staf UPTM bagi merekod tugas harian staf. Sisem cuti digunakan sepenuhnya oleh staf uptm konsep (“paperless”). Pada tahun ini permohonan kemasukan program Jarak Jauh boleh di pohon melalui laman web khas di dalam portal Jabatan Pendaftar bahagian Kemasukan dna pengambilan Pelajar.

Pembangunan sesebuah organisasi tidak akan mampu memanifestasikan misi, objektif dan sasaran korporat "making things happen" tanpa perancangan sumber organisasi yang bijak dan teratur. Sesuatu kejayaan akan hanya dapat dikecapi dengan perancangan / persediaan yang teliti dan rapi. Setiap peluang perlu diterokai dan direbut khususnya pembangunan pentadbiran dalam bidang IT.

Pelbagai metodologi telah diterokai bagi merealisasikan misi, objektif dan sasaran koprat "making things happen". Di antara metodologi yang telah digunapakai ialah konsep diversiti, pembangunan aplikasi bersama [ JAD ] dan CASE TOOLs di mana ianya mengunakan IT sebagai TOOLs dalam keperluan pentadbiran dan bukan lagi sebuah agenda dalam mencapai tahap pentadbiran termaju.

Konsep diversiti yang ingin diterapkan dalam pengurusan Jabatan Pendaftar, Universiti Sains Malaysia ialah lebih terfokus kepada memikirkan atau mencipta peluang yang ada di samping dapat mengurangkan kos atau tenaga. Konsep ini melibatkan teknologi RAID [Redundant Array Of Independent Disks]. RAID [Redundant Array Of Independent Disks] membolehkan tranformasi Komputer Perbadi biasa [PC] kepada server. Teknologi ini telah diaplikasikan dalam Pembangunan sistem SMS [Keputusan Peperiksaan, Alumni, Jadual Waktu Peperiksaan] di mana teknologi RAID ini telah menyokong perkembangan sistem, yang bertindak sebagai server.

Pembangunan Aplikasi Bersama atau JAD (Joint Application Development) adalah merupakan terminal proses pembangunan dalam merekabentuk sistem asas komputer. Ianya menjuruskan kepada perkongsian bersama di antara komuniti dalam organisasi (Pengguna) dan Pakar bidang IT dalam pemfokusan bengkel atau seminar yang bakal dijalankan. Dalam konsep pencapaian Pembangunan Aplikasi Bersama - JAD (Joint Application Development) pengurusan Universiti Sains Malaysia, terminologi SOT ( Set as One Team ) telah digunapakai. Di mana, setiap produk yang bakal dibangunkan akan melalui peringkat perbincangan dan percambahan idea iaitu di antara pihak Pembangun sistem/produk dengan pihak pengguna akhir (end user). Di mana perbincangan ini di adakan dalam satu bentuk persekitaran bersama, di sebuah tempat yang selesa di mana semua yang terlibat duduk dan berbincang bersama seumpama sebuah kumpulan yang mempunyai satu misi dan aspirasi iaitu ingin merealisasikan satu produk yang boleh digunapakai untuk kepentingan bersama.

Teknologi CASE TOOLs merupakan satu metodologi yang dapat membantu seluruh persekitaran sokongan termasuklah sistem pengurusan dan perkerja pengurusan dalam mempertingkatkan kualiti rekabentuk dan kemajuan di dalam membantu pembangunan sistem dokumentasi. CASE TOOLs jugak secara tidak langsung dapat menguatkan komunikasi sesama komuniti dalam sesebuah organisasi di samping dapat mencapai objektif dan misi yang ingin direalisasikan.

Sebagai contoh dalam konteks pengurusan Universiti Sains Malaysia dengan adanya revolusi perkembangan teknologi Windows, perisian seumpama Microsoft Word dan Microsoft Excel telah melangkah setapak lagi dengan memperkenalkan pendekatan baru iaitu TOW [Tranformation of Web Pages] yang dapat merevolusikan setiap teks/maklumat yang ditaip ke dalam bentuk Web Pages yang dinamik. Di mana ianya tidak lagi menjadikan perisian Microsoft Frontpage sebagai platform utama dalam pembangunan Web Pages. Terminologi TOW [Tranformation of Web Pages] ini, memberi satu anjakan revolusi yang baik dalam proses pengurusan persekitran kerja seharian di mana pengguna tidak lagi tergolong dalam golongan profesional (Pembangun Sistem) malahan golongan bukan profesional (contoh : Kerani) juga boleh melakukannya dengan cara mudah hanya klik pada pautan Save As Web. Maka akan terhasil satu Web Pages yang dinamik dengan hanya melakukan beberapa langkah sahaja tanpa memerlukan kemahiran dan pemahaman yang maksima dalam menghasilkan Web Pages.

Maka Hasil dari aplikasi terminologi TOW [ Transformation of Web Pages ], akan terpapar seperti di bawah setelah ianya disimpan sebagai Web Pages.